Η προστασία των προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων μας είναι πολύ σημαντική για εμάς. Η παρούσα δήλωση σας ενημερώνει για το  ποιοι είμαστε, ποιες πληροφορίες σχετικά με εσάς συλλέγουμε και τι κάνουμε με αυτές. 

Παρακαλούμε, διαβάστε επίσης τυχόν συμπληρωματικές δηλώσεις που σας παρέχουμε σχετικά με τη συλλογή και χρήση πληροφοριών που σας αφορούν. Παρέχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο που δραστηριοποιούμαστε και τυχόν περιορισμούς επιλεξιμότητας που ενδέχεται να ισχύουν.

Ποιοι είμαστε;

Είμαστε μέλος της Philip Morris International. Τα στοιχεία μας (επωνυμία, διεύθυνση κ.λπ.) θα σας παρασχεθούν μεμονωμένα κατά τον χρόνο (ή για επιβεβαίωση της) συλλογής πληροφοριών σχετικά με εσάς, για παράδειγμα, στη σύμβαση εργασίας σας (κάνοντας αναφορά στην παρούσα δήλωση) και στο σχετικό εσωτερικό δίκτυο OnePlace (περιλαμβάνοντας έναν σύνδεσμο στην παρούσα δήλωση).

 

  • PMI: Η Philip Morris International αποτελείται από διάφορες εταιρείες, αποκαλούμενες και «συνδεδεμένες εταιρείες».
  • Συνδεδεμένες εταιρείες της PMI: Κάθε μέλος του ομίλου εταιρειών Philip Morris International αποτελεί «συνδεδεμένη εταιρεία της PMI». Οι λέξεις «εμείς» (ή «εμάς» ή «μας») αναφέρονται στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που είναι εργοδότης σας.

Πώς συλλέγουμε πληροφορίες σχετικά με εσάς;

Μπορούμε να συλλέξουμε πληροφορίες για εσάς με διάφορους τρόπους.

  • Μπορείτε να μας δώσετε πληροφορίες απευθείας (π.χ. όταν κάνετε αίτηση για θέση εργασίας, συμπληρώνετε μία φόρμα, αποστέλλετε e-mail ή μας τηλεφωνείτε).
  • Μπορούμε να συλλέξουμε πληροφορίες αυτόματα (π.χ. όταν χρησιμοποιείτε συστήματα της PMI ή μια συσκευή που έχει χορηγηθεί από την PMI, όπως φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο ή λογισμικό που έχει εκδοθεί από την PMI).
  • Ενδέχεται να αποκτήσουμε πληροφορίες από τρίτα μέρη (π.χ. από άλλες συνδεδεμένες εταιρείες της PMI και διοικητικές αρχές).

 

Μπορούμε να συλλέξουμε πληροφορίες που παρέχετε απευθείας εσείς. Αυτό συνήθως συμβαίνει όταν:

  • κάνετε αίτηση για δουλειά ή για νέα θέση εργασίας σε συνδεδεμένη εταιρεία της PMI [για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να γίνει αυτοπροσώπως (π.χ. σε συνέντευξη), υποβάλλοντας αίτηση και τεκμηρίωση εγγραφής μέσω ταχυδρομείου, e-mail, του ενδοδικτύου μας ή μέσω Διαδικτύου),
  • ξεκινάτε την απασχόλησή σας σε συνδεδεμένη εταιρεία της PMI (για παράδειγμα, παρέχοντας στοιχεία επικοινωνίας και τραπεζικά στοιχεία),
  • κάνετε αίτηση για παροχές της PMI,
  • παρέχετε πληροφορίες στο πλαίσιο των λύσεων για το προσωπικό μας (όπως το HR2U και η πύλη People & Culture) ή στο πλαίσιο της απόδοσης εργαζομένων και της διαχείρισης ταλέντων (ακόμα κι όταν αυτό γίνεται μέσω αντίστοιχων τεχνολογικών λύσεων),
  • καταχωρίζετε τα βιομετρικά δεδομένα σας για σκοπούς πρόσβασης και επαλήθευσης χρήστη, αν εφαρμόζεται,
  • επικοινωνείτε μαζί μας μέσω ταχυδρομείου, e-mail, μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή τηλεφωνικά,
  • συμμετέχετε σε έρευνες της PMI ή σε διαγωνισμούς και προωθητικές ενέργειες της PMI, ή
  • συμμετέχετε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια ή σε κάποια εκδήλωση που έχει διοργανώσει συνδεδεμένη εταιρεία της PMI.

Μπορούμε να συλλέξουμε πληροφορίες για εσάς αυτόματα. Αυτό συνήθως συμβαίνει όταν:

  • χρησιμοποιείτε τα συστήματα της PMI, λογισμικό που έχει εκδώσει η PMI ή συσκευές που έχουν χορηγηθεί από την PMI, όπως φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο (π.χ. συλλέγοντας δεδομένα χρήσης συστημάτων και συσκευών, αρχεία καταγραφής πρόσβασης και αποθηκεύοντας την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία με τη χρήση συστημάτων και συσκευών της PMI).
  • συμμετέχετε σε σεμινάρια εκπαίδευσης ή σε κάποια εκδήλωση που έχει διοργανώσει συνδεδεμένη εταιρεία της PMI (π.χ. μέσω αγορών στην εκδήλωση) ή μέσω αισθητήρων στην εκδήλωση που συνδέονται με τεχνολογία κινητής τηλεφωνίας ή
  • επικοινωνείτε μαζί μας (για παράδειγμα, μέσω e-mail).

Μπορούμε να αποκτήσουμε πληροφορίες σχετικά με εσάς από τρίτους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες που ανταλλάσσουν μεταξύ τους οι συνδεδεμένες εταιρείες της PMI καθώς και δημοσίως διαθέσιμες πληροφορίες προφίλ.

Ενδέχεται επίσης να συλλέξουμε πληροφορίες σε άλλο πλαίσιο, για το οποίο θα ενημερωθείτε κατά τον σχετικό χρόνο.

Ποιες πληροφορίες συλλέγουμε ή δημιουργούμε σχετικά με εσάς;

Μπορούμε να συλλέξουμε ή να δημιουργήσουμε διάφορα είδη πληροφοριών σχετικά με εσάς:

  • πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση της μεταξύ μας σχέσης και για την άσκηση της δραστηριότητάς μας, καθώς και για να εκπληρώσουμε τις νομικές και κανονιστικές μας υποχρεώσεις
  • πληροφορίες απαραίτητες για την καταβολή του μισθού σας, την χορήγηση παροχών και άλλης αποζημίωσης σε εσάς
  • πληροφορίες που μας παρέχετε σε έντυπα, έρευνες, φόρουμ στο Διαδίκτυο ή ως μέρος της αξιολόγησης της απόδοσής σας
  • πληροφορίες σχετικά με τις επισκέψεις σας στα γραφεία μας και τη συμμετοχή σας σε εκπαιδευτικά σεμινάρια και εκδηλώσεις
  • πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν στο πλαίσιο επιθεώρησης συμμόρφωσης
  • πληροφορίες που μας παρέχετε σε τηλεφωνικές κλήσεις που πραγματοποιείτε προς εμάς ή σε μηνύματα e-mail που μας αποστέλλετε
  • πληροφορίες σχετικά με τις προτιμήσεις σας, τα ενδιαφέροντά σας και τις επαγγελματικές σας φιλοδοξίες
  • πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες ελεύθερου χρόνου σας, εάν συμμετέχετε σε κάποια λέσχη ψυχαγωγικών δραστηριοτήτων
  • πληροφορίες απαραίτητες για την επαλήθευση της ταυτότητας και του δικαιώματός σας να εργάζεστε

 

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε απευθείας από εσάς θα προσδιορίζονται κατά περίπτωση ανάλογα με το πλαίσιο στο οποίο δηλώνονται. Για παράδειγμα:

  • όταν ξεκινάτε να εργάζεστε στην PMI, δηλώνετε το όνομά σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα τραπεζικά στοιχεία σας, έτσι ώστε να μπορέσουμε να διαχειριζόμαστε τη σχέση μας μαζί σας και να σας καταβάλλουμε τον μισθό σας,
  • μπορείτε να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις επαγγελματικές φιλοδοξίες και τα ενδιαφέροντά σας, ώστε να μπορούμε να σας προσφέρουμε σχετικές ευκαιρίες,
  • ενδέχεται να συλλέξουμε πληροφορίες που μας επιτρέπουν να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας και το δικαίωμά σας να εργάζεστε, όπως για παράδειγμα αντίγραφο της ταυτότητας ή φωτογραφία του προσώπου σας.

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε αυτόματα θα αφορούν εν γένει:

  • λεπτομέρειες σχετικά με την από μέρους σας χρήση των συστημάτων της PMI, τυχόν λογισμικού που έχει εκδοθεί από την PMI και των συσκευών που χορηγούνται από την PMI (όπως εφαρμογές/πληροφορίες στις οποίες έχετε πρόσβαση, τον χρόνο και τη διάρκεια, τις πληροφορίες που αναζητήσατε),
  • δεδομένα (όπως αρχεία και e-mail) που ελήφθησαν για δική σας χρήση από συστήματα της PMI,
  • την είσοδο και έξοδό σας από εγκαταστάσεις της PMI και ορισμένες τοποθεσίες, όπως για παράδειγμα χώρους με αυξημένες απαιτήσεις ασφαλείας εντός των εγκαταστάσεων της PMI, και
  • τις συσκευές σας (όπως το αναγνωριστικό στοιχείων ιδιοκτησίας της PMI, τη διεύθυνση IP ή άλλο μοναδικό αναγνωριστικό συσκευής, δεδομένα τοποθεσίας, λεπτομέρειες σχετικά με τυχόν cookies που ενδέχεται να έχουμε αποθηκεύσει στη συσκευή σας).

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε από τρίτους θα συνίστανται εν γένει σε πληροφορίες από άλλες συνδεδεμένες εταιρείες της PMI σχετικά με την απόδοσή σας, τους διεθνείς διορισμούς σας και τυχόν ταξίδια/κινητικότητα της PMI.

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε σχετικά με εσάς μπορεί να περιλαμβάνουν τα εξής:

  • όνομα
  • διεύθυνση, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης κατοικίας και διεύθυνσης αλληλογραφίας
  • στοιχεία επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης του προσωπικού σας e-mail και του αριθμού τηλεφώνου της οικίας σας/του αριθμού του προσωπικού κινητού τηλεφώνου σας
  • ημερομηνία γέννησης
  • φύλο
  • οικογενειακή κατάσταση (για παροχές ή, κατά περίπτωση, λέσχες ψυχαγωγικών δραστηριοτήτων)
  • πληροφορίες τραπεζικού λογαριασμού
  • διαβατήριο ή άλλο επίσημο έγγραφο ταυτότητας
  • φωτογραφίες και καταγραφές βίντεο
  • σπουδές και προσόντα, συμπεριλαμβανομένων πιστοποιητικών του κλάδου
  • προϋπηρεσία
  • ενδιαφέροντα και ψυχαγωγικές δραστηριότητες
  • στοιχεία κοινωνικής ασφάλισης και φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων
  • ΑΦΜ
  • στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης
  • ιστορικό εργασιακής απασχόλησης
  • όροι και προϋποθέσεις απασχόλησης (π.χ. αποδοχές, ώρες εργασίας, υπερωρίες, αργίες, παροχές, άδειες)
  • βεβαίωση αποδοχών για τραπεζικά δάνεια (εφόσον ζητηθεί)
  • περιγραφή θέσης εργασίας, επιχειρησιακή μονάδα, κέντρο κόστους, διορισμός σε θέση, γραμμές αναφοράς (λογοδοσίας), μισθολογική κλίμακα, ποσοστό απασχόλησης
  • τοποθεσία γραφείου, οργανωτικά δεδομένα και οργανογράμματα
  • στόχους απόδοσης, απόδοση έναντι στόχων και συμπεριφορές
  • σχέδιο ανάπτυξης εργαζομένων και φιλοδοξίες
  • αρχεία επιβράβευσης προσωπικού
  • στοιχεία για την κινητικότητα των εργαζομένων και τους διεθνείς διορισμούς (συμπεριλαμβανομένων μαθημάτων ξένων γλωσσών, τοπικού προσανατολισμού και σχολικής φοίτησης των παιδιών, κατά περίπτωση)
  • δεδομένα σχετικά με παροχές υγείας (συμπεριλαμβανομένων παροχών για τα μέλη της οικογένειας)
  • πληροφορίες για τους χρήστες του συστήματος
  • αυτοματοποιημένα αρχεία για την από μέρους σας χρήση των πληροφοριακών συστημάτων της PMI
  • δεδομένα (όπως αρχεία και e-mail) που λαμβάνονται για δική σας χρήση από τα συστήματα της PMI
  • πληροφορίες για τα συστήματα ελέγχου πρόσβασης κτιρίου
  • πληροφορίες που υποβάλλονται σε εμάς κατά τη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων που λειτουργούν οι συνδεδεμένες εταιρείες της PMI
  • πληροφορίες που υποβάλλονται σε εμάς κατά τη χρήση κάποιου φόρουμ στο Διαδίκτυο
  • τυχόν σεμινάρια εκπαίδευσης, αποτελέσματα αξιολόγησης, πιστοποιητικά, κριτικές επιδόσεων, νέες δεξιότητες που αποκτήθηκαν
  • τυχόν πειθαρχική ενέργεια, έγγραφη προειδοποίηση, κυρώσεις
  • στοιχεία αποχώρησης, που περιλαμβάνουν, κατά περίπτωση, βεβαίωση εργασίας, λεπτομέρειες για τη λύση της σύμβασης εργασίας, ποσοστό ημερών αδείας που εκκρεμεί και το αναλογούν ποσό, συμφωνία περί μη ανταγωνισμού, συμφωνία αποζημίωσης απόλυσης, συμφωνία συνταξιοδότησης της PMI

Ενδέχεται επίσης να συλλέξουμε και να επεξεργαστούμε ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων για το άτομό σας όπως:

  • τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή σας (π.χ. για την παρακολούθηση των ίσων ευκαιριών)
  • πολιτικές απόψεις (μόνο εάν γνωστοποιήσετε οικειοθελώς αυτές τις πληροφορίες στα συστήματα της PMI)
  • θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις (π.χ. για εύλογη διευκόλυνση)
  • σεξουαλικό προσανατολισμό (μόνο εάν γνωστοποιήσετε οικειοθελώς αυτές τις πληροφορίες στα συστήματα της PMI)
  • συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις (μόνο εάν γνωστοποιήσετε οικειοθελώς αυτές τις πληροφορίες στα συστήματα της PMI ή αν μας έχετε ζητήσει να πληρώσουμε τα τέλη συνδρομής σας ως μέρος των υπηρεσιών διεκπεραίωσης της μισθοδοσίας σας)
  • βιομετρικά δεδομένα για σκοπούς αναγνώρισης (π.χ. έλεγχοι πρόσβασης κτιρίου)
  • δεδομένα σχετικά με την υγεία σας (π.χ. ιατρικά αρχεία), αναπηρίες ή πληροφορίες που σχετίζονται με εργατικά ατυχήματα

Θα επεξεργαζόμαστε αυτά τα είδη δεδομένων εάν τα γνωστοποιήσετε οικειοθελώς χρησιμοποιώντας τα συστήματα πληροφορικής μας, εάν έχουμε έννομη υποχρέωση να επεξεργαστούμε τις πληροφορίες ή εάν χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε τις πληροφορίες για σκοπούς διαχείρισης του προσωπικού, όπως για τη χορήγηση παροχών υγείας και για σκοπούς φορολογίας και μισθοδοσίας.

Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιούμε πληροφορίες σχετικά με εσάς και με ποια νομική βάση;

Σε αυτή την ενότητα περιγράφουμε τους σκοπούς για τους οποίους χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα.

Χρησιμοποιούμε πληροφορίες σχετικά με εσάς για τους ακόλουθους σκοπούς:

  • Προς συμμόρφωση με τις νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις, όπως η επαλήθευση της ταυτότητάς σας και του δικαιώματός σας να εργάζεστε και η συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία
  • Για τη λειτουργία της επιχείρησής μας και την τήρηση αρχείων εργασιακής απασχόλησης
  • Για τη διαχείριση συνταξιοδοτικών και ασφαλιστικών προγραμμάτων
  • Για την παροχή αποζημίωσης και άλλων παροχών σε εσάς, συμπεριλαμβανομένης της χορήγησης δωρεάν μετοχών ως επιβράβευση, επιβραβεύσεων αναγνώρισης, επιμισθίων (μπόνους), αύξησης αποδοχών
  • Για τη διαχείριση της σχέσης μας με εσάς, όπως για παράδειγμα για την καταβολή των αποδοχών σας, την τήρηση αρχείων ασθενείας και αδείας και την παροχή κατάρτισης σε εσάς
  • Για την τήρηση αρχείων πληροφοριών που παρέχονται στο πλαίσιο της διαδικασίας προσέλκυσης/πρόσληψης προσωπικού και των αποτελέσματα ελέγχων διαλογής υποψηφίων πριν την πρόσληψη
  • Για να διευκολύνουμε τα επαγγελματικά ταξίδια, την παγκόσμια κινητικότητα και τους διεθνείς διορισμούς για εσάς και την οικογένειά σας, κατά περίπτωση
  • Για να υποστηρίξουμε την εξέλιξη της σταδιοδρομίας σας σε σχέση με την απόδοση και τη διαχείριση ταλέντων και να σας ενημερώνουμε για πιθανές ευκαιρίες
  • Για να παρακολουθούμε τη χρήση των συστημάτων και συσκευών της PMI, για παράδειγμα για λόγους ασφαλείας και να διασφαλίζουμε την κατάλληλη χρήση των λειτουργιών Διαδικτύου και e-mail
  • Για τη διατήρηση της ασφάλειας των συστημάτων, των συσκευών και των κτιρίων της PMI
  • Για την υποστήριξη όλων των παραπάνω καθώς και της δυνατότητάς σας να εκτελείτε τα καθήκοντά σας, για την αλληλογραφία μας με εσάς, την υποστήριξη της σταδιοδρομίας σας, την τήρηση αρχείων, τη διοίκηση και την αντιμετώπιση προβλημάτων
  • Για επιχειρηματικές αναλύσεις και βελτιώσεις, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης των συστημάτων, διαδικασιών, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και εκδηλώσεων της PMI καθώς και των συστημάτων, συσκευών και των πληροφοριών που εμείς (ή οι συνδεδεμένες εταιρείες μας) παρέχουμε σε εσάς
  • Για τη διερεύνηση και τη διαχείριση της μη συμμόρφωσης με τις πολιτικές μας, για πειθαρχικές ενέργειες, καταγγελίες και απολύσεις
  • Για άλλους σκοπούς για τους οποίους θα σας ειδοποιούμε, ή θα προσδιορίζονται κατά περίπτωση στο σημείο που συλλέγονται αρχικά οι πληροφορίες για εσάς

Η νομική βάση για τη χρήση των πληροφοριών σχετικά με εσάς είναι μία από τις ακόλουθες (παρέχουμε λεπτομερέστερες εξηγήσεις στην ενότητα «μάθετε περισσότερα»):

  • η συμμόρφωση με κάποια έννομη υποχρέωση από την οποία δεσμευόμαστε,
  • η εκτέλεση μιας σύμβασης στην οποία είστε συμβαλλόμενο μέρος,
  • κάποιο έννομο επιχειρηματικό συμφέρον έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα που έχετε για την προστασία των πληροφοριών,
  • αν δεν ισχύει κανένα από τα παραπάνω, η συγκατάθεσή σας (την οποία θα ζητήσουμε πριν επεξεργαστούμε τις πληροφορίες).

 

Οι σκοποί για τους οποίους χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες σχετικά με εσάς, με τις αντίστοιχες μεθόδους συλλογής και τη νομική βάση για τη χρήση τους, είναι οι εξής:

Σκοπός

Μέθοδος συλλογής και νομική βάση για την επεξεργασία

Συμμόρφωση με έννομες και κανονιστικές υποχρεώσεις

·       φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις

·       παρακολούθηση των ίσων ευκαιριών

·       διαχείριση της υγείας και της ασφάλειας

·       υποβολή εταιρικών εκθέσεων (όπως η μισθολογική ψαλίδα μεταξύ των δύο φύλων)

·       νομικά και ρυθμιστικά αιτήματα γνωστοποίησης

Αυτές οι πληροφορίες παρέχονται σε εμάς συνήθως απευθείας από εσάς κατά τη διαδικασία πρόσληψης/ένταξης στην εταιρεία ή κατά τα αρχικά στάδια της απασχόλησής σας στην εταιρεία μας. Για σκοπούς επαλήθευσης, διαλογής και ελέγχου ποινικού μητρώου, ενδέχεται να λάβουμε πληροφορίες από τρίτους (για παράδειγμα, για να επαληθεύσουμε τα προσόντα σας). Ενδέχεται να δημιουργήσουμε πληροφορίες σχετικά με εσάς για σκοπούς συμμόρφωσης με τη φορολογική και λογιστική νομοθεσία.

Τις χρησιμοποιούμε επειδή είναι απαραίτητες για τη συμμόρφωσή μας με τη νομική υποχρέωση να ασκούμε την επιχειρηματική μας δραστηριότητα με  καθεστώς συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσης με το εταιρικό δίκαιο και της φορολογικής συμμόρφωσης, να τηρούμε οικονομικά και φορολογικά αρχεία, να παρακολουθούμε τις ίσες ευκαιρίες, να συμμορφωνόμαστε με τη νομοθεσία για την υγεία και την ασφάλεια (που μπορεί να περιλαμβάνει την τήρηση αρχείων συμβάντων), να συντάσσουμε εκθέσεις και να συμμορφωνόμαστε με τα αιτήματα παροχής πληροφοριών από τις αρμόδιες αρχές ή, σε χώρες όπου δεν υπάρχει τέτοια νομική υποχρέωση, διότι έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον να διευθύνουμε την επιχείρησή μας σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ορθής πρακτικής, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Διοίκηση της επιχείρησης

·       γενική οργανωτική διαχείριση και τήρηση επιχειρησιακών αρχείων

·       διαχείριση κύκλου ζωής εργασιακής σχέσης (από την πρόσληψη έως την αποχώρηση, συμπεριλαμβανομένης της παροχής συστατικών επιστολών και βεβαιώσεων εργασίας)

·       διαχείριση και διεξαγωγή εκδηλώσεων, προγραμμάτων κατάρτισης και συμμόρφωσης

·       αλληλογραφία σχετικά με την απασχόληση και τον ρόλο σας, συμπεριλαμβανομένης της διεκπεραίωσης των ερωτημάτων και των αιτημάτων σας

·       ανάπτυξη, υλοποίηση, λειτουργία και συντήρηση συστημάτων πληροφορικής

·       λειτουργία βάσεων δεδομένων με τα στοιχεία επικοινωνίας του προσωπικού και εργαλείων συνεργασίας του προσωπικού

·       διαχείριση και αξιολόγηση της απόδοσης

·       διαχείριση ταλέντων και συμμετοχής

·       διαχείριση και χορήγηση παροχών

·       διεθνείς διορισμοί και ταξίδια προσωπικού

·       διατήρηση ενός ασφαλούς περιβάλλοντος εργασίας

·       διατήρηση της ασφάλειας και της προστασίας του προσωπικού των συνδεδεμένων εταιρειών της PMI, των επισκεπτών και της περιουσίας εκάστης εξ αυτών

·       διεκπεραίωση και διαχείριση συνταξιοδοτικών και ασφαλιστικών προγραμμάτων, συμπεριλαμβανομένης της διαβίβασης των πληροφοριών σας σε τρίτους παρόχους συντάξεων και ασφαλίσεων (βλ. παρακάτω ενότητα Σε ποιον γνωστοποιούμε τις πληροφορίες σας και για ποιους σκοπούς;)

Αυτές οι πληροφορίες παρέχονται σε εμάς συνήθως απευθείας από εσάς κατά τη διαδικασία πρόσληψης/ένταξης στην εταιρεία ή κατά τα αρχικά στάδια της εργασιακής σας απασχόλησης στην εταιρεία μας αλλά και στη διάρκεια της απασχόλησής σας.

Τις χρησιμοποιούμε για να εκπληρώσουμε τις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς εσάς ως εργαζόμενο ή, όπου δεν υφίσταται τέτοια υποχρέωση, τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον για τη λειτουργία της επιχείρησής μας και τη διαχείριση του προσωπικού και την τήρηση αρχείων, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Διαχείριση  εργασιακών ζητημάτων

·       επεξεργασία των πληροφοριών σας από εμάς προκειμένου να σας προσφέρουμε και να συνεχίσουμε να σας παρέχουμε εργασιακή απασχόληση, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας του διαβατηρίου σας ή άλλου επίσημου εγγράφου ταυτότητας, των στοιχείων κοινωνικής ασφάλισης και φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων καθώς και του ΑΦΜ σας

·       διεκπεραίωση μισθοδοσίας, αποζημίωσης, παροχών, επιβραβεύσεων αναγνώρισης και διανομής δωρεάν μετοχών

·       διαχείριση χρόνου και παρουσίας στην εργασία (συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης αδειών ασθενείας και απουσιών)

·       συμμόρφωση με τις συλλογικές συμβάσεις εργασίας

·       διαχείριση πληροφοριών για την υγεία στην εργασία, για ιατρικές εξετάσεις και εξέταση κατανάλωσης ναρκωτικών ουσιών και αλκοόλ.

Οι πληροφορίες αυτές παρέχονται σε εμάς συνήθως απευθείας από εσάς κατά τη διαδικασία πρόσληψης/ένταξης και στη διάρκεια της απασχόλησής σας στην εταιρεία μας.

Τις χρησιμοποιούμε για να εκπληρώσουμε τις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς εσάς ως εργαζόμενο ή, όπου δεν υφίσταται τέτοια συμβατική υποχρέωση, τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον για τη διεκπεραίωση και διαχείριση της μεταξύ μας σχέσης και την κατανόηση των περιστάσεων υπό τις οποίες ενδέχεται να αποτραπείτε ή να σας απαγορευτεί να εργαστείτε, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Προσέλκυση υποψηφίων και πρόσληψη

·       αρχεία της διαδικασίας υποβολής αίτησης

·       επαλήθευση, διαλογή και έλεγχος ποινικού μητρώου, όπως απαιτείται για τον εκάστοτε ρόλο

·       επαλήθευση των αιτούντων και διαλογή/έλεγχοι πριν την απασχόληση

Οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται σε διάφορα στάδια καθ’ όλη τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων, τόσο απευθείας από εσάς όσο και από τρίτους (όπως τυχόν πρακτορεία εύρεσης προσωπικού, πρώην εργοδότες και παρόχους επαγγελματικής κατάρτισης).

Τις χρησιμοποιούμε επειδή είναι απαραίτητες για εμάς προκειμένου να απασχολούμε ανθρώπους που έχουν δικαίωμα εργασίας και είναι κατάλληλοι και επιλέξιμοι για την εργασιακή θέση ή, σε χώρες όπου δεν υφίσταται η εν λόγω εκ του νόμου υποχρέωση, τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον να απασχολούμε μόνο ανθρώπους που είναι κατάλληλοι και επιλέξιμοι για τη θέση εργασίας, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Παρακολούθηση ασφαλείας και συστημάτων

·       επαλήθευση ταυτότητας και έλεγχος πρόσβασης και αρχείων καταγραφής

·       παρακολούθηση της χρήσης συστημάτων, συσκευών Διαδικτύου και e-mail

·       διατήρηση της ασφάλειας των συστημάτων, των συσκευών και των κτιρίων

·       παρακολούθηση βίντεο (κλειστά κυκλώματα τηλεόρασης) και ήχου

Αυτές οι πληροφορίες συλλέγονται αυτόματα με διάφορα μέσα, όπως με αυτοματοποιημένα συστήματα, με παρακολούθηση συσκευών και με κλειστό κύκλωμα τηλεόρασης στις εγκαταστάσεις μας.

Τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό ενδιαφέρον να διασφαλίζουμε την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και την ασφάλεια των φυσικών και ψηφιακών υποδομών και των εγκαταστάσεών μας, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Συμμόρφωση με πολιτικές, αποκατάσταση, πειθαρχικές ενέργειες, καταγγελίες και απολύσεις

·       παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές μας

·       διερεύνηση τυχόν μη συμμόρφωσης με τις πολιτικές, διερεύνηση ζητημάτων, συμβάντων, πειθαρχικών ενεργειών και καταγγελιών

·       διαχείριση της αποκατάστασης περιπτώσεων μη συμμόρφωσης με τις πολιτικές

·       διεξαγωγή δίκαιων διαδικασιών όσον αφορά πειθαρχικές ενέργειες, καταγγελίες και απολύσεις

Οι πληροφορίες αυτές συλλέγονται όποτε ενδείκνυται στη διάρκεια της απασχόλησής σας στην εταιρεία μας ή μπορεί να συλλεχθούν από την εταιρεία ανταποκρινόμενη σε συγκεκριμένο ζήτημα, συμβάν, ισχυρισμό ή διερεύνηση. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να συλλεχθούν με διάφορα μέσα, όπως η παρακολούθηση του προσωπικού, οι συνεντεύξεις και οι συναντήσεις διερεύνησης.

Τις χρησιμοποιούμε για να εκπληρώσουμε τις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς εσάς ως εργοδότης ή, όπου δεν υφίσταται τέτοια υποχρέωση, τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον για τη διερεύνηση και διαχείριση της μη συμμόρφωσης με τις πολιτικές μας ή με θέματα πειθαρχικών ενεργειών και καταγγελιών, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν και, σε ορισμένες χώρες έχουμε νομική υποχρέωση να διεξάγουμε ορισμένες διαδικασίες σχετικά με πειθαρχικές ενέργειες, καταγγελίες και απολύσεις.

Αναλύσεις επιχειρηματικών δεδομένων και βελτιώσεις

·       Για αναλύσεις επιχειρηματικών δεδομένων και βελτιώσεις, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης των συστημάτων, διαδικασιών, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και εκδηλώσεων της PMI καθώς και για τα συστήματα, τις συσκευές και τις πληροφορίες που εμείς (ή οι συνδεδεμένες εταιρείες μας) παρέχουμε σε εσάς.

Αυτό συνήθως περιλαμβάνει έναν συνδυασμό των πληροφοριών που μας παρέχετε και των πληροφοριών που συλλέγουμε αυτόματα.

Τις χρησιμοποιούμε για να εκπληρώσουμε τις συμβατικές μας υποχρεώσεις προς εσάς ως εργαζόμενο ή, όπου δεν υφίσταται τέτοια υποχρέωση, τις χρησιμοποιούμε επειδή έχουμε έννομο επιχειρηματικό συμφέρον για την ανάλυση και βελτίωση της επιχειρηματικής μας απόδοσης, των συστημάτων, διαδικασιών, συσκευών, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και εκδηλώσεων, έναντι του οποίου δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα, τα δικαιώματα και οι ελευθερίες σας σχετικά με την προστασία των πληροφοριών που σας αφορούν.

Σε περίπτωση που η εκ μέρους μας χρήση των πληροφοριών που σας αφορούν δεν βασίζεται σε καμία από τις παραπάνω νομικές βάσεις, ή όταν απαιτείται από το νόμο, θα ζητήσουμε τη συγκατάθεσή σας προτού επεξεργαστούμε τις πληροφορίες (οι περιπτώσεις αυτές θα προσδιορίζονται κατά περίπτωση). Ενδέχεται να ζητήσουμε τη ρητή συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία ειδικών κατηγοριών προσωπικών δεδομένων που σας αφορούν.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να χρησιμοποιήσουμε πληροφορίες που σας αφορούν με τρόπους που δεν περιγράφονται παραπάνω. Εάν συμβεί αυτό, θα αποστείλουμε συμπληρωματική δήλωση περί προστασίας απορρήτου που εξηγεί τη χρήση αυτή. Θα πρέπει να διαβάζετε οποιαδήποτε συμπληρωματική δήλωση σε συνδυασμό με την παρούσα δήλωση.

Με  ποιον ανταλάσσουμε τις πληροφορίες σας και για ποιους σκοπούς;

Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τις πληροφορίες σας στους εξής:

  • στις συνδεδεμένες εταιρείες της PMI,
  • σε τρίτους που παρέχουν σε συνδεδεμένες εταιρείες της PMI ή σε εσάς προϊόντα ή υπηρεσίες (όπως συμβούλους, διαχειριστές υπηρεσιών μισθοδοσίας, παρόχους παροχών και παρόχους υπηρεσιών πληροφοριών),
  • σε άλλα τρίτα μέρη, όπου απαιτείται ή επιτρέπεται από τον νόμο (όπως ρυθμιστικές αρχές, κυβερνητικές υπηρεσίες, πιθανούς ή μελλοντικούς εργοδότες, ταξιδιωτικούς πράκτορες και στο πλαίσιο της οργανωτικής αναδιάρθρωσης).

 

Ανταλλαγή δεδομένων με άλλες συνδεδεμένες εταιρείες της PMI

  • Οι πληροφορίες που σας αφορούν θα διαβιβαστούν στην Philip Morris International Management SA (με έδρα τη Λωζάνη, Ελβετία), όπου πραγματοποιείται η κεντρική διαχείριση της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τις συνδεδεμένες εταιρείες της PMI. Οι πληροφορίες που σας αφορούν θα διαβιβαστούν επίσης στην Philip Morris International IT Service Centre Sàrl (με έδρα τη Λωζάνη, Ελβετία), η οποία παρέχει υπηρεσίες τεχνολογίας στις συνδεδεμένες εταιρείες της PMI. Η Philip Morris International Management SA και η Philip Morris International IT Service Centre Sàrl επεξεργάζονται τις πληροφορίες που σας αφορούν για όλους τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση.
  • Οι πληροφορίες σας μπορεί να διαβιβαστούν σε συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που ενεργεί ως το περιφερειακό κέντρου επιχειρήσεών μας και είναι υπεύθυνη για την πύλη People & Culture στην περιοχή μας (αν η συνδεδεμένη εταιρεία της PMI δεν ήταν αυτή που συνέλεξε αρχικά τις πληροφορίες) για όλους τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση.
  • Όταν κάποια συνδεδεμένη εταιρεία της PMI παρέχει, διεκπεραιώνει ή διαχειρίζεται ένα πρόγραμμα συνταξιοδότησης στο οποίο έχετε εγγραφεί, ενδέχεται να διαβιβάσουμε πληροφορίες που σας αφορούν στην εν λόγω συνδεδεμένη εταιρεία της PMI.
  • Όσον αφορά τους διεθνείς διορισμούς και τα επαγγελματικά ταξίδια, πληροφορίες που σας αφορούν ενδέχεται να διαβιβαστούν στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που είναι το περιφερειακό κέντρο επιχειρήσεων για τη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI στην οποία εργάζεστε ή προς την οποία ταξιδεύετε, στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI στην οποία εργάζεστε ή προς την οποία ταξιδεύετε και στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που είναι υπεύθυνη για τυχόν ρυθμίσεις ασφαλείας σε σχέση με τον διεθνή διορισμό ή το επαγγελματικό ταξίδι.
  • Σε περίπτωση που σας χορηγηθούν δωρεάν μετοχές ως επιβράβευση, πληροφορίες που σας αφορούν θα διαβιβαστούν στην Philip Morris International Inc. στις ΗΠΑ προκειμένου να γίνει η έκδοση των μετοχών.
  • Πληροφορίες που σας αφορούν μπορεί να διαβιβαστούν σε οποιαδήποτε άλλη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI με την οποία επικοινωνείτε στο πλαίσιο των καθηκόντων σας (για παράδειγμα, εάν συνεργάζεστε με μια ομάδα από άλλη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI στη διάρκεια της απασχόλησής σας στην PMI).

Λεπτομέρειες σχετικά με τις συνδεδεμένες εταιρείες της PMI και τις χώρες στις οποίες είναι εγκατεστημένες διατίθενται εδώ.

Γνωστοποίηση δεδομένων σε τρίτους

  • Ενδέχεται να γνωστοποιήσουμε πληροφορίες που σας αφορούν σε τρίτους που παρέχουν σε συνδεδεμένες εταιρείες της PMI ή σε εσάς προϊόντα ή υπηρεσίες (όπως σε συμβούλους, διαχειριστές υπηρεσιών μισθοδοσίας, παρόχους παροχών, παρόχους υπηρεσιών πληροφοριών και στον θεματοφύλακα που χρησιμοποιούμε για να φυλάσσει τις δωρεάν μετοχές σας).
  • Ενδέχεται να γνωστοποιήσουμε τις πληροφορίες σας σε άλλα τρίτα μέρη, εφόσον απαιτείται ή επιτρέπεται από τον νόμο, για παράδειγμα: ρυθμιστικές αρχές, δημόσια διοίκηση, κατόπιν αιτήματος των αρχών επιβολής του νόμου ή άλλων κρατικών υπαλλήλων, όταν θεωρούμε ότι η γνωστοποίησή τους είναι απαραίτητη ή κατάλληλη για την πρόληψη σωματικής βλάβης ή οικονομικής ζημίας ή σε σχέση με έρευνες σχετικά με πιθανολογούμενη ή πραγματική παράνομη δραστηριότητα, καθώς και στο πλαίσιο οργανωτικής αναδιάρθρωσης.
  • Όταν κάποιο τρίτο μέρος παρέχει, διεκπεραιώνει ή διαχειρίζεται ένα πρόγραμμα συνταξιοδότησης στο οποίο έχετε εγγραφεί, ενδέχεται να γνωστοποιήσουμε πληροφορίες που σας αφορούν στο εν λόγω τρίτο μέρος.
  • Όσον αφορά τους διεθνείς διορισμούς και τα επαγγελματικά ταξίδια, πληροφορίες που σας αφορούν μπορεί να γνωστοποιηθούν σε τρίτα μέρη που οργανώνουν τα ταξίδια, παρέχουν υπηρεσίες μεταφοράς ή ταξιδιωτικές υπηρεσίες, όπως ταξιδιωτικά πρακτορεία, πάροχοι ηλεκτρονικών κρατήσεων, πρακτορεία έκδοσης εισιτηρίων, αεροπορικές εταιρείες, εταιρείες ενοικίασης αυτοκινήτων, σιδηροδρομικές επιχειρήσεις και ξενοδοχεία. Τα εν λόγω τρίτα μέρη θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες που σας αφορούν για δικούς τους σκοπούς (για παράδειγμα, για να εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις τους να σας μεταφέρουν ή να σας φιλοξενήσουν) και θα πρέπει να ελέγξετε τις δηλώσεις προστασίας απορρήτου τους για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση των πληροφοριών που σας αφορούν.

Πού ενδέχεται να σταλούν οι πληροφορίες που σας αφορούν;

Όπως συμβαίνει με κάθε πολυεθνική εταιρεία, οι συνδεδεμένες εταιρείες της PMI διαβιβάζουν πληροφορίες παγκοσμίως. Κατά συνέπεια, οι πληροφορίες σας ενδέχεται να διαβιβαστούν σε παγκόσμιο επίπεδο (αν οι πληροφορίες σας συλλέγονται εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, αυτό σημαίνει ότι ενδέχεται να διαβιβαστούν και εκτός αυτού).

 

Κατά τη χρήση των πληροφοριών που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση, οι πληροφορίες σας ενδέχεται να διαβιβαστούν εντός ή εκτός της χώρας ή της επικράτειας όπου συλλέχθηκαν, συμπεριλαμβανομένης μιας χώρας ή επικράτειας που ενδέχεται να μην έχει ισοδύναμους κανόνες για την προστασία των δεδομένων.

Για παράδειγμα, οι συνδεδεμένες εταιρείες της PMI εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου («ΕΟΧ») θα διαβιβάζουν προσωπικές πληροφορίες σε συνδεδεμένες εταιρείες της PMI εκτός του ΕΟΧ:

  • κατά τη συνήθη λειτουργία μιας παγκόσμιας επιχείρησης (όπως για παράδειγμα η διαβίβαση πληροφοριών που σας αφορούν στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που ενεργεί ως το περιφερειακό κέντρου επιχειρήσεών μας),
  • εάν ταξιδεύετε για επαγγελματικούς λόγους και
  • όσον αφορά τους διεθνείς διορισμούς, πληροφορίες που σας αφορούν μπορεί να διαβιβαστούν στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που είναι το περιφερειακό κέντρο επιχειρήσεων για τη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI στην οποία εργάζεστε ή προς την οποία ταξιδεύετε, στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI στην οποία εργάζεστε ή προς την οποία ταξιδεύετε και στη συνδεδεμένη εταιρεία της PMI που είναι υπεύθυνη για τυχόν ρυθμίσεις ασφαλείας σε σχέση με τον διεθνή διορισμό ή το επαγγελματικό ταξίδι.

Ορισμένοι προμηθευτές/πάροχοι υπηρεσιών μας μπορεί να βρίσκονται σε χώρες εκτός του ΕΟΧ (για παράδειγμα η εταιρεία που χρησιμοποιούμε για την παροχή υπηρεσιών θεματοφυλακής για δωρεάν χορηγηθείσες μετοχές βρίσκεται στις ΗΠΑ, όπου και εκδίδονται οι μετοχές). Σε κάθε περίπτωση, η διαβίβαση θα πραγματοποιείται ως εξής:

  • βάσει απόφασης περί επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
  • υπό την προϋπόθεση παροχής των κατάλληλων εγγυήσεων, όπως για παράδειγμα οι Τυποποιημένες Ρήτρες προστασίας δεδομένων (EU Model Clauses) ή
  • στον βαθμό που είναι αναγκαίο για την εκτέλεση των υποχρεώσεων στο πλαίσιο σύμβασης που έχει συναφθεί μεταξύ μας (ή για την εφαρμογή των προσυμβατικών μέτρων που ελήφθησαν κατόπιν αιτήματός σας) ή για τη σύναψη ή την εκτέλεση σύμβασης που συνάπτεται προς το συμφέρον σας ανάμεσα σε εμάς και τρίτους, όπως όσον αφορά την οργάνωση επαγγελματικού ταξιδιού.

Σε κάθε περίπτωση, θα εφαρμόζονται τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων σε αυτές τις χώρες ή επικράτειες, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους περί προστασίας δεδομένων.

Πώς προστατεύουμε τις πληροφορίες που σας αφορούν;

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών πληροφοριών που διατηρούμε απέναντι σε κάθε άνευ αδείας κοινοποίηση, χρήσης, μεταβολή ή καταστροφής. Κατά περίπτωση, χρησιμοποιούμε κρυπτογράφηση και άλλες τεχνολογίες που μπορούν να συμβάλουν στην ασφάλεια των πληροφοριών που παρέχετε. Ζητούμε επίσης από τους παρόχους υπηρεσιών μας να συμμορφώνονται με τις αυστηρές απαιτήσεις περί προστασίας και ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων.

Πόσο καιρό θα διατηρηθούν οι πληροφορίες που σας αφορούν;

Θα διατηρήσουμε τις πληροφορίες που σας αφορούν για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν. Μετά το πέρας του εν λόγω χρονικού διαστήματος, θα τις διαγράψουμε. Το χρονικό διάστημα ποικίλλει ανάλογα με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν οι πληροφορίες. Να σημειωθεί ότι, σε ορισμένες περιπτώσεις, έχετε το δικαίωμα να μας ζητήσετε να διαγράψουμε τις πληροφορίες. Επίσης, ορισμένες φορές υποχρεούμαστε βάσει νόμου να διατηρήσουμε τις πληροφορίες, για παράδειγμα, για φορολογικούς και λογιστικούς σκοπούς.

 

Διατηρούμε τα δεδομένα βάσει των κριτηρίων που περιγράφονται στο Παγκόσμιο Πρόγραμμα Διατήρησης Δεδομένων της PMI (PMI Global Retention Schedule).

Για το προσωπικό, αυτό συνήθως συνεπάγεται τη διατήρηση των πληροφοριών σας για το διάστημα της απασχόλησής σας στην εταιρεία μας. Όταν πάψετε να είστε υπάλληλος, θα συνεχίσουμε να διατηρούμε πληροφορίες που σας αφορούν για τη χορήγηση τυχόν συνεχιζόμενων παροχών (όπως σύνταξη), την παροχή συστατικών επιστολών/βεβαιώσεων εργασίας κατόπιν σχετικού αιτήματος και την εκπλήρωση των νομικών και ρυθμιστικών μας υποχρεώσεων.

Τι δικαιώματα και επιλογές έχετε;

Μπορεί να έχετε ορισμένα ή όλα τα ακόλουθα δικαιώματα όσον αφορά τις προσωπικά δεδομένα σας που τηρούμε:

  • να μας ζητήσετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές,
  • να μας ζητήσετε να τις διορθώσουμε, να τις ενημερώσουμε ή να τις διαγράψουμε,
  • να μας ζητήσετε να περιορίσουμε τη χρήση τους, υπό ορισμένες συνθήκες,
  • να εναντιωθείτε στη χρήση τους, υπό ορισμένες συνθήκες,
  • να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας όσον αφορά τη χρήση τους,
  • να ασκήσετε το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων, υπό ορισμένες συνθήκες,
  • να διαγραφείτε από οποιαδήποτε εμπορική επικοινωνία
  • να υποβάλετε καταγγελία στην εποπτική αρχή της χώρας σας (εάν υπάρχει).

Σας προσφέρουμε εύκολους τρόπους να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα, όπως επικοινωνώντας με το τμήμα People & Culture ή χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας στην παράγραφο «Με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσετε για απορίες;» στο τέλος της παρούσας δήλωσης.

 

Τα δικαιώματα που έχετε εξαρτώνται από τους νόμους της χώρας σας. Εάν βρίσκεστε στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο, θα έχετε τα δικαιώματα που αναφέρονται στον παρακάτω πίνακα. Αν βρίσκεστε αλλού, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας (ανατρέξτε στην παράγραφο «Με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσετε για απορίες;» στο τέλος της παρούσας δήλωσης) για να μάθετε περισσότερες πληροφορίες.

Δικαίωμα σε σχέση με προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν και τα οποία τηρούμε

Περισσότερες λεπτομέρειες (σημείωση: ισχύουν ορισμένοι νομικοί περιορισμοί για όλα αυτά τα δικαιώματα)

·       να μας ζητήσετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτα

Για επιβεβαίωση των εξής:

·       αν επεξεργαζόμαστε ή όχι πληροφορίες που σας αφορούν,

·       το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας μας,

·       τον σκοπό της επεξεργασίας,

·       τις κατηγορίες των σχετικών πληροφοριών,

·       τις κατηγορίες των ατόμων στα οποία κοινοποιούμε τις πληροφορίες και, στην περίπτωση που οποιοδήποτε πρόσωπο βρίσκεται εκτός του ΕΟΧ και δεν επωφελείται από απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την επάρκεια, τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των πληροφοριών,

·       (αν την διαθέτουμε) την πηγή των πληροφοριών, σε περίπτωση που δεν τις συλλέξαμε από εσάς,

·       (εφόσον εφαρμόζεται, γεγονός για το οποίο θα σας έχουμε ενημερώσει) την ύπαρξη αυτοματοποιημένου συστήματος λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, που παράγει έννομα αποτελέσματα  που σας αφορούν ή σας επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο, και πληροφορίες σχετικά με τη λογική που ακολουθείται, καθώς και τη σπουδαιότητα και τις προβλεπόμενες συνέπειες της εν λόγω επεξεργασίας για εσάς και

·       τα κριτήρια για τον καθορισμό της περιόδου για την οποία θα αποθηκεύσουμε τις πληροφορίες.

Κατόπιν αιτήματός σας, θα σας παρέχουμε ένα αντίγραφο των πληροφοριών σας που χρησιμοποιούμε (με την προϋπόθεση ότι αυτό δεν επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων).

·       να μας ζητήσετε να τα διορθώσουμε ή να τα επικαιροποιήσουμε

Αυτό εφαρμόζεται εάν οι πληροφορίες που διατηρούμε είναι ανακριβείς ή ελλιπείς.

·       να μας ζητήσετε να τα διαγράψουμε

Αυτό ισχύει εφόσον:

·       οι πληροφορίες που διατηρούμε δεν είναι πλέον απαραίτητες για τους σκοπούς για τους οποίους τις χρησιμοποιούμε,

·       χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες με βάση τη συγκατάθεσή σας και εσείς ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας (στην περίπτωση αυτή, θα φροντίσουμε να μην επικοινωνήσουμε ξανά μαζί σας, εκτός αν μας πείτε ότι θέλετε να διαγράψουμε όλες τις πληροφορίες σχετικά με εσάς, οπότε και θα σεβαστούμε την επιθυμία σας),

·       χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες βάσει έννομου συμφέροντος και διαπιστώνουμε ότι, μετά την εναντίωσή σας, δεν έχουμε υπερισχύον συμφέρον να συνεχίσουμε να τις χρησιμοποιούμε,

·       οι πληροφορίες αποκτήθηκαν ή χρησιμοποιήθηκαν παρανόμως ή

·       πρέπει να συμμορφωθούμε με μια νομική υποχρέωση,

·       να μας ζητήσετε να περιορίσουμε την επεξεργασία τους

Το εν λόγω δικαίωμα ισχύει, προσωρινά ενόσω εξετάζουμε την υπόθεσή σας, σε περίπτωση που:

·       αμφισβητείτε την ακρίβεια των πληροφοριών που χρησιμοποιούμε ή

·       έχετε εναντιωθεί στη χρήση των πληροφοριών βάσει έννομου συμφέροντος

(αν ασκήσετε το δικαίωμά σας σε αυτές τις περιπτώσεις, θα σας ενημερώσουμε προτού χρησιμοποιήσουμε ξανά τις πληροφορίες).

Αυτό το δικαίωμα ισχύει επίσης σε περίπτωση που:

·       η χρήση που κάνουμε είναι παράνομη και αντιτίθεστε στη διαγραφή των δεδομένων ή

·       δεν χρειαζόμαστε πλέον τα δεδομένα, αλλά μας τα ζητάτε προκειμένου να τεκμηριώσετε μία δικαστική νομική υπόθεση.

·       να εναντιωθείτε στην επεξεργασία τους

Σε αυτή την περίπτωση, έχετε δύο δικαιώματα:

(i)        αν χρησιμοποιούμε πληροφορίες σας για σκοπούς άμεσης εμπορικής προώθησης, μπορείτε να διαγραφείτε (χωρίς να χρειάζεται να το αιτιολογήσετε) και θα συμμορφωθούμε με το αίτημά σας και

(ii)      αν χρησιμοποιούμε πληροφορίες σας βάσει έννομου συμφέροντος για σκοπούς πέραν της εμπορικής προώθησης, μπορείτε να διατυπώσετε αντιρρήσεις σχετικά με τη χρήση τους για τους σκοπούς αυτούς, παρέχοντας εξηγήσεις για την ιδιαίτερη κατάστασή σας, και θα τις εξετάσουμε την εναντίωσή σας.

·       να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για τη χρήση τους

Αυτό ισχύει αν η νομική βάση σύμφωνα με την οποία χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες σας είναι η συγκατάθεση. Αυτές οι περιπτώσεις θα προσδιορίζονται κατά περίπτωση.

·       στη φορητότητα των δεδομένων

Εφόσον:

(i)    μας έχετε δηλώσει δεδομένα και

(ii)   χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα  με αυτοματοποιημένα μέσα και είτε με βάση  τη συγκατάθεσή σας είτε με βάση την εκπλήρωση των συμβατικών μας υποχρεώσεων προς εσάς,

τότε έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα σε κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο και το δικαίωμα να ζητήσετε από εμάς να διαβιβάσουμε τα δεδομένα σε κάποιον άλλο, αν αυτό είναι τεχνικά εφικτό από μας.

·       να υποβάλετε καταγγελία στην εποπτική αρχή της χώρας σας

Κάθε χώρα του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου πρέπει να διαθέτει μία ή περισσότερες δημόσιες αρχές για τον σκοπό αυτό.

Μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας τους εδώ:

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/bodies/authorities/index_en.htm

Για άλλες χώρες, επισκεφτείτε τον ιστότοπο της αρχής της χώρας σας.

Επιπλέον σημεία για συγκεκριμένες χώρες

Ανάλογα με τη χώρα στην οποία βρίσκεστε, ενδέχεται να έχετε ορισμένα πρόσθετα δικαιώματα.

Εάν βρίσκεστε στην Ελλάδα, μάθετε περισσότερα...

Με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσετε για απορίες;

Εάν έχετε οποιεσδήποτε απορίες ή επιθυμείτε να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας για τη σχετική συνδεδεμένη εταιρεία της PMI και, εφόσον υπάρχει, τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, εδώ. Τα στοιχεία επικοινωνίας θα παρέχονται επίσης σε κάθε επικοινωνία που θα λαμβάνετε από τις συνδεδεμένες εταιρείες της PMI στη σχετική αρχική σελίδα του εσωτερικού δίκτυο OnePlace.

Εάν η χώρα σας διαθέτει αρχή προστασίας δεδομένων, έχετε το δικαίωμα να επικοινωνήσετε μαζί της για τυχόν απορίες ή ζητήματα που σας απασχολούν. Εάν η σχετική συνδεδεμένη εταιρεία της PMI δεν μπορεί να επιλύσει τα ερωτήματα ή τις ανησυχίες σας, έχετε επίσης το δικαίωμα να ασκήσετε ένδικα μέσα ενώπιον των εθνικών δικαστηρίων.

Αλλαγές στην παρούσα δήλωση

Μπορούμε ανά διαστήματα να ενημερώνουμε την παρούσα δήλωση (και οποιαδήποτε συμπληρωματική δήλωση απορρήτου). Θα σας ειδοποιήσουμε για τις αλλαγές, εφόσον απαιτείται από τον νόμο.

Τελευταία τροποποίηση στις 24 Απριλίου 2018. Μπορείτε να βρείτε προηγούμενες εκδόσεις της παρούσας δήλωσης εδώ.